Cloud-Strategie des Bistums

Der englische Begriff „Cloud“, zu Deutsch „Wolke“, steht sinnbildlich für die Möglichkeit Daten an einem zentralen Ort abzuspeichern und dort auch für andere Personen zugänglich zu machen. Das ermöglicht wiederum mehreren Personen gleichzeitig auf die Dateien zuzugreifen und sie zu bearbeiten, also zu kollaborieren. Der ortsungebundene Zugriff auf alle in der Cloud verfügbaren Dateien bildet die Grundlage für moderne Arbeitsplätze und Digitalisierung – etwa auch für das Mobile Arbeiten. Gleichzeitig können alle Mitarbeiter*innen auf die jeweils aktuellen Dateien zugreifen und diese zeitgleich und ohne Streuverluste bearbeiten. 

Ein Vorteil von Microsoft gegenüber Google ist die Nutzerakzeptanz. Jede und jeder hat schon mit Microsoft-Produkten gearbeitet. Weil auch die meisten Unternehmen und Partnerorganisationen des Bistums mit Microsoft arbeiten, wird es einfacher, gemeinsam Dateien auszutauschen und zu bearbeiten. Tatsächlich hat sich der Markt für Cloud-Anbieter seit der Einführung von Google Workspace auch deutlich verändert. Microsoft hat sich zum Industriestandard für Cloud und Kollaboration entwickelt. Dementsprechend groß ist die Menge an Dienstleistern und anschlussfähigen Produkten und Services, auf die im Bedarfsfall zurückgegriffen werden kann.  

Im Moment arbeiten viele bereits mit Google Workspace. Ihre Daten befinden sich in der Cloud von Google. Diese werden mit einer „Datenmigration“ in die Microsoft-Cloud von M365 umgezogen. Einige, wenige Kolleg*innen arbeitet noch mit Kopano. In diesem Fall müssen die Dateien mit größerem, manuellem Aufwand in M365 übertragen werden, was wir aber intensiv unterstützen werden. Alle Mitarbeiter*innen werden rechtzeitig über den Zeitpunkt der ihrer Umstellung informiert und in der Zeit der Umstellung in der Nutzung der neuen Programme geschult. 

Wegen der Vielzahl der umzustellenden Accounts - es müssen insgesamt 3.900 Mitarbeiterzugänge umgestellt werden - ist es notwendig, in mehreren Phasen umzuziehen. Die Umstellung soll ab November in der Gesamtorganisation (jenseits der Piloten und Tutoren) starten. Wie in der Graphik oben dargestellt, ist der Zeitplan sehr „sportlich“. Das ergibt sich zum einen dadurch, dass wir doppelte Lizenzkosten (GWS und M365) so gering als möglich halten wollen, andererseits aber auch dadurch, dass wir Kopano schnell ablösen müssen, da es vom Hersteller nicht mehr gewartete wird. Vor allem aber wollen wir schnell in ein gemeinsames System für alle Bistumsnutzer. 

Um die Informationssicherheit und den Datenschutz in der Arbeit mit M365 mit den neuen Geräten und mit den M365-Benutzeraccounts zu gewährleisten, wird eine Multi-Faktor Authentifizierung eingeführt. Denn eines der größten Sicherheitsrisiken ist der Verlust oder der Diebstahl von individuellen Zugangsdaten, wie Benutzername und Passwort. Ohne einen zweiten Faktor können unbefugte Dritte sich mit diesen Zugangsdaten an Ihren Accounts anmelden.  

Sie entscheiden, welchen zweiten Faktor Sie nutzen wollen: 

1. Sie verfügen über ein Dienstgerät (Smartphone oder iPad)? Dann installieren Sie auf dem Gerät die Microsoft-Authenticator-App.
2. Sie möchten auf freiwilliger Basis Ihr privates Smartphone nutzen? Dann gehen Sie mit Ihrem privaten Gerät wie unter 1.) beschrieben vor. Ihre in der Microsoft-Authenticator-App nach der Installation abgefragte Einwilligung dazu können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie die App wieder deinstallieren.
3. Sie nutzen ein zusätzliches sogenanntes Authenticator-Gerät. Dieses sieht aus wie ein TAN-Generator, den Sie aus dem Online-Banking kennen, und wird Ihnen von uns zur Verfügung gestellt. 

Neuer Laptop, neuer Monitor. Auch auf Energieeffizienz getrimmte Gerät verbrauchen Strom, damit Energie. Die Gründe, warum man sorgsam mit dessen Verbrauch umgehen sollte, sind aber deutlich benannt: Am anderen Ende der Leitung muss Strom hergestellt werden. Zudem kostet Strom Geld und wird auf Dauer eher teurer, als billiger. Microsoft gibt Hinweise zum ressourcenschonenden Arbeiten. Nachstehend finden Sie einige entsprechende Tipps. 

Bis zu 1.000 Eingeladene können an einer Teams-Besprechung teilnehmen und über Chat, Audio und Video interagieren. Eingeladene können auch an einer Besprechung teilnehmen, an der bereits 1.000 Teilnehmer (bis zu 10.000) teilnehmen. Hierzu können spezifische Besprechungsformate genutzt werden. Wenn man an einer Teams-Besprechung teilnimmt, die ihre Kapazität erreicht hat, hat man aber nur eingeschränkten Zugriff auf einige andere Funktionen, die Teilnehmenden zur Verfügung stehen, die zuvor beigetreten sind. 

Wie viele Teilnehmende kann ich maximal auf dem Bild sehen?  

Kurz: bis zu 49 Teilnehmende. Teams-Besprechungen sind so gestaltet, dass sie freigegebene Inhalte in den Mittelpunkt oder aktive Redner hervorheben. Wenn man an einer Teams-Besprechung teilnimmt, antizipiert Teams, was man sehen möchte, und ändert die Größe der Miniaturansichten und Inhalte der Teilnehmer. Wenn jemand Inhalte wie eine Präsentation teilt, optimiert Teams das Layout, um diese Inhalte so groß wie möglich zu gestalten und gleichzeitig mehr Videoteilnehmer anzuzeigen. Im „Zusammen-Modus“ erhöht Teams die Größe des Videos, sodass Sie die Gesichter von Personen sehen und gleichzeitig freigegebene Inhalte anzeigen können. Eine große Galerieansicht ist verfügbar, wenn mindestens zehn Personen ihre Kameras eingeschaltet haben. Wenn mehr als 49 Teilnehmer an einer Teams-Besprechung teilnehmen, werden sie alle in einem Katalog mit mehreren Seiten dargestellt. 

Wie kann ich meine Ansicht teilen oder etwas präsentieren?

Wenn man seinen Bildschirm in einer Besprechung freigeben möchten, wählt man Inhalte  in den Besprechungssteuerelementen aus. Dann kann man auswählen, was angezeigt werden soll: der gesamte Bildschirm, ein Fenster, eine PowerPoint-Datei oder ein Whiteboard? Wenn die Freigabe abgeschlossen werden soll, muss man zu den Steuerelementen für Besprechungen wechseln, und dort die Freigabe beenden.  

Werden Funktionsmailadressen (FuPo) als separates Mail-Postfach in Outlook angezeigt werden?
Ja. In der Outlook-Desktop App erfolgt dies automatisch, nachdem ein Administrator die Zugriffsrechte auf das FuPo zugewiesen hat. Im Web und in der mobilen App (iOS/Android) muss man dies selbst hinzufügen. Dazu bestehen bereits kleine Anleitungen, die passend zur Migration bereitgestellt werden, so dass Sie diese Einrichtung ohne größere Probleme selbst durchführen können.  

Es gibt Menschen, die neben ihrer personalisierten E-Mail auch Funktionsmails haben. Bei Google konnte man auf dem Handy nur den Eingang von einer der Mail-Adressen sehen. Das war unbefriedigend, weil man nicht dauernd am Rechner war, um die unterschiedlichen Accounts im Blick zu haben. Ist es mit M365 auf dem Handy möglich, über Mails von allen Accounts informiert zu werden?
In M365 gibt es die Möglichkeit FuPos auf dem Smartphone oder Tablet über die Outlook App einzubinden. Dazu gibt es bereits eine kleine Anleitung, so dass Sie dies ohne größere Probleme selbst einrichten können. Hierbei muss lediglich berücksichtigt werden, dass Sie zuvor die Zugriffsrechte auf das FuPo haben müssen.  

Lassen sich die Offlineanwendungen von M365 auch auf einem schon vorhandenen PC/Laptops installieren, privat oder auf Rechner der Pfarrei? Oder ist dort dann nur cloudbasiertes Arbeiten möglich?
Aus Sicherheitsgründen ist die Nutzung privater Endgeräte, bzw. von Endgeräten, die nicht durch das Bistum Trier verwaltetet, werden, eingeschränkt. Die Windows/Mac Desktop-Apps stehen ausschließlich auf den Bistums-Notebooks zur Verfügung. Auf Android und iOS-Geräten stehen die jeweiligen mobilen Apps zur Verfügung, die Nutzung auf privaten mobilen Endgeräten ist dabei komplett freiwillig. Auf allen anderen Endgeräten (z.B. private Windows-Notebooks, private MacBooks) ist die Nutzung von M365 mithilfe der Web-Apps möglich.  

Wann ist die Anbindung der Pfarreien an M365 geplant? Oder haben die Pfarreien ihrerseits die Möglichkeit, eine Lizenz zu erwerben? Hintergrund: Eine gemeinsame Arbeitsumgebung für den Pastoralen Raum und die dazugehörigen Pfarreien wäre ein wichtiger Motivator und Ermöglicher für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Die Pastoralen Räumen werden im Rahmen der Migration mit umgestellt. Ein genauer Zeitpunkt wird rechtzeitig in den Wochen vor der Migration mitgeteilt. Wie oben unter „Wie geht es jetzt weiter mit der Migration“ beschrieben.  

Bleibt mir, da ich in SAP arbeiten muss, ein VDI-Bildschirm? Wenn nicht, ist es möglich, mir eine Docking-Station für das Laptop zur Verfügung zu stellen? 
Die neuen Bildschirme funktionieren gleichzeitig als USB-C-Dockingstation. Zudem ist auf den Laptops eine VDI-Desktop App installiert. Sie können also auch in Zukunft die VDI über die neuen Laptops nutzen.  

Wird es ein Archiv in Outlook geben? Oder wie sieht es mit dem Speicher aus? 
In M365 gibt es ein Archiv, das Mails, die älter als zwei Jahre sind, automatisch archiviert („In-Situ-Archiv-IhrName“). Der Speicherplatz pro Nutzer beträgt bis zu einem Terabyte. Es gibt also keine technische Notwendigkeit Dateien zu löschen. Dennoch sollten Sie nur behalten, was Sie benötigen: Hier hilft das zugehörige Konzept der Stabsstelle Datenschutz im Intranet des Bistums hinsichtlich Aufbewahrungs- und Löschthemen: Allgemeines Konzept zur Löschung von Daten des Bistums Trier 

Mehrere Nutzer können im M365 gleichzeitig in einer Datei arbeiten. Ist die Bearbeitung der Datei direkt sichtbar? Kann man sehen, wer die Datei aktuell am Bearbeiten ist?
Es gibt in M365 die Möglichkeit, zu mehreren gemeinsam an Dateien zu arbeiten, man sieht oben rechts, wer gerade an der Datei arbeitet. Die Bearbeitung wird sofort sichtbar, zumindest bei einer stabilen Internetleitung. Die Beiträge jedes einzelnen sind identifizierbar und über den Verlauf nachvollziehbar.  

Wird es in der Webversion von Outlook die Möglichkeit geben, die Farben an die eigenen Sehbedürfnisse anzupassen? Bisher sind alle Designoptionen deaktiviert.
Es gibt in M365-Webversion die Möglichkeit den Nachtmodus und den Kontrastmodus auszuwählen, weitere Designoptionen stehen nicht zur Verfügung. Über die Tastenkombination Steuerung-„+“ (STRG und +) und Steuerung-„-“ (STRG und –) können Sie die Ansicht vergrößern und verkleinern.  

Kann ich auch arbeiten, ohne meinen Fingerabdruck oder meine Gesichtserkennung einzusetzen?
Ja. Das Arbeiten mit M 365 funktioniert auch mit der PIN und ohne Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Dies bedeutet keinerlei Funktionseinschränkungen für Sie. Wer die Möglichkeit der Identifikation mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung bevorzugt, der kann sich auch auf freiwilliger Basis dafür entscheiden. Fragen und Antworten im Zusammenhang mit der Verarbeitung von biometrischen Daten auf Ihrem neuen Notebook finden Sie zeitnahe in einem FAQ, an dem wir arbeiten. Sollten Sie schon jetzt Fragen dazu haben, dann können Sie sich gerne an die Kolleginnen und Kollegen der Stabstelle Datenschutz wenden. 

Die "digitale Kaffeepause" im Bistum Trier ist ein „Kind“ der Corona-Pandemie. Da echte Kaffeepausen nicht möglich waren, haben wir uns digital getroffen: An jedem Donnerstag, von 10 bis 10.15 Uhr, immer mit einem Gast. Mal unterhalten wir uns mit Kolleg*innen, mal mit Prominenten. Und jede*r Kolleg*in kann zusehen, Fragen stellen – und einen Kaffee trinken. 

Was ist, wenn ich schon ein privates M365-Konto habe?
Der Dienstgeber interessiert sich natürlich nicht dafür, wie Sie privat im Internet arbeiten. Klar ist aber auch, wenn Sie dienstlich im Internet unterwegs sind, dann ist nur in der Bistums Cloud der geschützte Bereich des Bistums Trier – mit allen Regeln des Datenschutzes, die dazu gehören. Sie betreten das virtuelle ‘Betriebsgelände’ des Bistums und dort gelten zum einen die Regel, aber auch der Schutz des Bistums. Ihr privates M365-Konto ist hiervon unberührt.  

Was passiert mit geteilten Kalendern, Ablagen, Postfächern und Co.? 
Alle geteilten Ressourcen (Kalendern, Ablagen, Postfächern) werden von uns umgezogen. Hierfür benötigen wir allerdings Ihre Unterstützung, wenn die Migration für Ihren Bereich ansteht. Denn wir wissen oft nicht, mit wem Sie die geteilten Ressourcen zusammen nutzen. Dazu erhalten Sie aber eine Mail von uns mit der Bitte, mitzuteilen, welche Ihrer geteilten Ressourcen wie umgezogen werden müssen.

Gehen bei der Migration die Labels aus GMail verloren?
Nein, die Labels werden migriert und werden als Ordner innerhalb von Outlook abgebildet. Wenn eine Mail mehreren Labels zugeordnet ist, wird diese bei der Migration dupliziert und in die Zielordner einsortiert.  

Es ist stets die Rede von Umstellung Google auf M365. Viele Kolleg*innen waren gar nicht umgestellt. Was gilt für diese?
Die Umstellung betrifft alle Mitarbeiter*innen, die bisher entweder Google Workspace (GWS) nutzen oder - und das sind die Kolleg*innen, die bisher nicht auf GWS umgestellt wurden - Outlook(alt)/Kopano über einen VDI-Arbeitsplatz einsetzen. 

Gibt es neue Antragsformulare für das Einrichten einer Bistumsmail bzw. dann zu M365? Wie gelangt man an diese neuen Formulare?
Alle „Bestandskunden“, die aktuell GWS oder Kopano/Outlook nutzen, werden nach M365 überführt, ohne dass es eines Antrags bedarf. Änderungen an Dienstvereinbarungen oder Nutzungsbedingungen für die IT-Systeme des Bistums inkl. etwaige Änderungen an Formularen und Prozessen werden über die etablierten Kanäle und Wege mitgeteilt. 

Was passiert mit meinen in Google erstellten Präsentationen (für Schulungen), können diese auch in M365 weiter genutzt werden oder sind sie dort unbrauchbar?
Die Dokumente aus Google Workspace (inkl. auch der Präsentationen) werden nach M365 migriert und ins PowerPoint-Format konvertiert. Es kann notwendig sein, im Nachgang zu kontrollieren, ob alles funktioniert hat, da Google und Microsoft z.T. unterschiedliche Funktionen verwenden, oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. 

Hat M365 auch ein solches Werkzeug zur Erstellung von (Powerpoint)-Präsentationen zum Einsatz z.B. für Schulungszwecke?
Zunächst muss man unterscheiden zwischen Microsoft 365 (= M365) und Office 365. Beides kommt von der Firma Microsoft, aber bei Office haben Sie „nur“ die Anwendungen, also das, was der Nutzer vordergründig sieht (Word, Excel, Outlook, etc.), während bei M365 zusätzlich noch weitere Cloud-Angebote, Sicherheitsvorkehrungen sowie Betriebssystemlizenzen für Windows hinzukommen. M365 besteht also aus Windows, den Office-Anwendungen und Management-/ Sicherheitswerkzeugen. In den Office-Komponenten ist selbstverständlich auch PowerPoint enthalten.